ПРЕЗЕНТА

Компания «ПРЕЗЕНТА» - основанная в 1994 году, является одной из первых подарочных торговых сетей в Украине.

Спеціалізується на продажу престижних подарунків високої якості з таких країн виробників як Італія, Франція, Німеччина, Іспанія, США, компанія має розвинену інфраструктуру торгових магазинів, оптово - роздрібних складів, логістичних центрів.
Сьогодні "ПРЕЗЕНТА" - це зміцніла, дуже динамічно зростаюча мережа фірмових магазинів по всій країні.
Подарунки і аксесуари "презентують" представлені в торгових центрах і магазинах Києва (ТРЦ "Глобус", ТРЦ "Караван", ТРЦ "Україна", ТРЦ «ДрімТаун», ТРЦ «ТДВ Львівська площа.», ТЦ «Домосфера»), Донецьк ( ТРЦ "Декор - Донбас"), Донецьк (), Дніпропетровськ (ТРЦ "Караван").
Зростаючий обсяг продажів і самої торгової мережі компанії "презентують" зажадав створення більш потужної і продуктивної системи оперативного обліку товарів, так як існуюча система, побудована на базі версії 7.7 «Комплексний облік», вже не задовольняла повною мірою компанію.
Початок співпраці впроваджувального центру «Б.В. Лайн» і компанії "ПРЕЗЕНТА" почався в червні 2011.
Керівництво визначила основні стратегічні цілі нової автоматизації:
1. Організувати безперервний зв'язок між центральним офісом і мережею магазинів в режимі «ON-LINE», це дозволило б отримувати постійний доступ до оперативної інформації, підняти її достовірність і посилити захищеність інформаційних каналів.
2. Розробити нові та адаптувати існуючі типові звіти нової системи під потреби даного підприємства. (АВС - аналіз, взаєморозрахунки з комітентами та комісіонерами, продажу товару, денний звіт, залишки товарів, обороти продажів, і ін.)
3. Об'єднати бухгалтерський та управлінський облік в єдину інформаційну систему, з розширеним набором ролей доступу та інтерфейсів.
За результатами проведення перед - проектних робіт, основою для автоматизації була обрана типова конфігурація "Управління Торговим Підприємством для України" (УТП), що відображає основні завдання, поставлені керівництвом компанії для успішної реалізації цього проекту, а так само була проведена підготовча робота, яку можна класифікувати за такими етапами:

  • складання блок - схеми підприємства, яка описує всі зв'язки структурних підрозділів компанії;
  • визначення апаратних вимог до серверного обладнання, до каналів зв'язку, до термінальних станцій;
  • визначення вимог до системного програмного забезпечення;
  • проведення порівняльного аналізу старої і нової конфігурації системи, на предмет відмінностей і складання списку доробок в новій інформаційній базі.

В результаті проведених заходів, нашими фахівцями був спроектований і зібраний осередковий сервер високої продуктивності, підібраний необхідне системне програмне забезпечення, складено технічне завдання на розробку нової інформаційної системи, і визначено детальний графік впровадження на підприємстві.

Дана підготовча робота зайняла близько одного місяця. До середини липня 2011 року було розпочато роботи по перенесенню аналітичних залишків і формування всіх потрібних классіфікаторов.Для цього був розроблений індивідуальний набір обробок, що враховує всі специфічні особливості старого обліку на підприємстві, а так же доопрацьований документ «Оприбуткування товару» для формування залишків по кожній партії номенклатури і так же залишків по комітентами. Так само був розроблений комплект обробка обміну між інформаційними базами магазинів версії 7.7 і центральною базою товарознавців УТП. З серпня 2011 року стартувала досвідчена експлуатації системи управлінського обліку на підприємстві, в процесі якої було виявлено, що співробітники компанії фізично не встигають вносити дані в дві інформаційні бази через величезного потоку інформації (оскільки на перехідному етапі, магазини продовжували працювати на старому автоматизованому робочому місці побудованої на платформі версії 7.7 в режимі «OFF-LINE»).
Тому було прийнято рішення щодо створення системи обміну даних між двома інформаційними базами, що дозволяє переносити весь документа - оборот з версії 7.7 «Комплексна» в УТП., що значно дозволило прискорити процес впровадження нової інформаційної системи на підприємство.
До лютого 2012 року перший етап впровадження був завершений. На цьому етапі користувачі системи отримали досконалої новий інструментарій ведення управлінського обліку по всім торговим операція товарознавців. Зміні і доопрацюванням піддалися практично всі підсистеми конфігурації.
Були доопрацьовані роздрібні документи «Чек ККМ», «Звіт про роздрібному продажі» в частині продажу товарів.
Наприклад: додана нова аналітика по продавцям магазинів в табличній частині Товари, а так же додано вимір по товарній аналітики в продажах по дисконту. Створено новий звід аналітичних звітів для фінансового відділу, який допомагає швидко аналізувати фінансовий стан підприємства, і дозволяє оперативно приймати рішення з управління компанією. Суттєво розширено функціонал по роботі з комітентами та комісіонерами на підприємстві.
Доопрацьовано і розширено функціонал звіту «АВС - аналіз», в ньому з'явилася можливість аналізувати продажу не тільки по товарах, а й по товарних групах, брендам, складах магазинів, з урахуванням товарних залишків та розрахунку ліквідності товару або товарної групи будь-якого рівня вкладеності.
Все це дозволило значно підвищити продуктивність обробки інформації в електронному діловодстві компанії.
Наприклад: У старій системі вся фінансова звітність готувалася вручну, і займало за часом більше двох тижнів щомісяця.
Після отримання нового інструментарію, дані дії стали займати всього 2 години. Це дозволило користувачам системи звільнитися від рутинної роботи і сконцентруватися на аналізі фінансово - торговельних операцій.
На початку березня 2012 року, почалися роботи по розробці «Front-Office» інтерфейсу для робочого місця продавця в роздрібному магазині. Повністю була перероблена візуальна оболонка документа «Чек ККМ» в типовій конфігурації, з урахуванням специфіки обліку торгових точок і зручності користування системою. Розроблено новий дизайн друкованих форм чеків продажів і повернень.
Була відпрацьована технологія підключення торгового устаткування (Не фіскальний принтер, сканер штрих-коду, сканер - термінал кредитних карток і т.д.) через термінальну сесію, а так - ж було досягнуто можливість відкриття програмного додатка без показу вікна термінального з'єднання.
З середини квітня 2012 року почалася дослідна експлуатація нової інформаційної системи на першому магазині. Було отримано унікальний досвід, який дозволив зняти всі побоювання з боку керівництва компанії, на предмет ненадійності систем реального часу (Real - time aplication). А так же допоміг розкрити багато вад старої програми, яка працює в режимі «OFF -LINE» з центральною базою офісу, а саме:

  • проблема пересортиці товару в момент його продажу;
  • проблема зловживань з боку продавців і керуючого магазину, що виникає в процесі продажу товарів за зміну;
  • проблема недостовірності даних, яка може виникати в процесі обміну між центральною інформаційною базою і базою магазину.

Всі перераховані вище проблемні ситуації були з успіхом зняті, завдяки новим можливостям єдиної інформаційної системи управлінського обліку «Back - Front office».
До кінця червня 2012 було запущено і поставлено на бойовий режим 4 магазини «ПРЕЗЕНТА».
У керівництва компанії є величезна бажання і далі розвивати цю технологію в своїх нових торгових мережах (WOW - SHOP, PARTY - SHOP), для досягнення кращого результату в бізнесі і підвищення конкурентноздатності своїх підприємств.
У найближчих планах за даним проектом з'єднати нову інформаційну систему з відділом регламентованого обліку та фінансового управління компанії.